In principio era l’etichetta. Un insieme di regole di comportamento e di buona educazione per vivere in società. Oggi, che gran parte della nostra vita – sia sociale che lavorativa – si svolge online, c’è la netiquette, che comprende tutta una serie di norme che riguardano il nostro modo di stare sul web. La parola netiquette nasce dall’unione tra network, ovvero rete, e étiquette, galateo, e le sue regole sono state definite per la prima volta con il documento RFC 1855 nel 1995, un testo che fornisce indicazioni sulla scrittura delle mail, su come gestire le newsletter e come comportarsi all’interno dei forum.
Le regole per scrivere una mail
Partiamo dalle regole per scrivere una mail a rigor di netiquette. La prima riguarda gli indirizzi. Se si decide di fare un invio multiplo fare attenzione a mettere i destinatari in CCN, (o BCC) letteralmente copia conoscenza nascosta, per una questione di privacy e per evitare di diffondere tutto il proprio indirizzario. A seguire l’oggetto: lasciarlo vuoto è assolutamente sconsigliato, sempre meglio compilare questa sezione in maniera esplicativa e sintetica. Veniamo al corpo della mail: partiamo dall’ortografia, fare attenzione a non fare errori grammaticali o di punteggiatura, come ci giudicherà altrimenti il nostro interlocutore? Poi attenzione a non usare il maiuscolo quando scriviamo: questa regola vale nelle mail, nelle chat e nei forum, SCRIVERE IN QUESTO MODO equivale a urlare. Se il tono di una frase è fraintendibile va bene usare un’emoticon per accompagnarla, ma attenzione a non esagerare, si tratta pur sempre di una lettera e non di un messaggio WhatsApp. Se si sceglie di inoltrare una mail a un terzo destinatario è bene essere molto scrupolosi prima di premere il tasto invio e verificare se i contenuti che stiamo mandando non siano privati.
Il galateo della call
Anche le call hanno una loro etichetta da seguire. A partire dall’orario: così come in una riunione dal vivo la puntualità è una dote indispensabile, lo stesso vale se ci si incontra online, magari conviene collegarsi uno o due minuti prima per controllare che connessione, webcam e microfono siano perfettamente in funzione. Un’altra regola riguarda l’aspetto, è vero che si lavora comodamente da casa ma al bando abiti sciatti e look trasandati: si tratta pur sempre di una riunione con i colleghi o i superiori. Stessa accortezza per eventuali intrusi: nel galateo della call non sono previste interferenze da parte di parenti, bambini, cani o gatti, anzi se possibile l’ideale sarebbe scegliere un luogo riservato e silenzioso. Se durante la riunione dobbiamo presentare dei documenti oppure condividere il nostro schermo, cerchiamo di fare in modo di non avere finestre personali aperte che non dovrebbero essere visibili a tutti i partecipanti e poi magari facciamo delle prove prima, in modo da non incappare in imprevisti che rischierebbero di prolungare inutilmente la riunione. Durante la call inoltre è consigliabile tenere il microfono spento fino al momento di prendere la parola.
Quando un file è condiviso
Da quando si lavora a distanza i file e i drive condivisi sono diventati il nostro pane quotidiano. Ma anche per la loro gestione è bene seguire alcune regole di comportamento. La prima riguarda la sistemazione dei file: un drive condiviso è come uno scaffale a vista, è bene tenerlo sempre in ordine in modo che chiunque vi abbia accesso possa facilmente trovare quello che cerca. La netiquette prevede anche che chiunque lavori all’interno del drive non cancelli e non sposti i file che contiene a meno che non ne sia il proprietario.
Un’altra regola riguarda la denominazione dei vari documenti: si tratta di file di lavoro, il nome deve essere chiaro e deve corrispondere al contenuto. Infine un altro suggerimento: non curiosare. Se c’è un file o una cartella nel drive condiviso che non sembra riguardarci, evitiamo di aprirlo, rispettiamo la riservatezza dei colleghi e evitiamo di sbirciare.
Lo smart working e il nuovo mindset
La netiquette è una questione di abitudine. Nell’ultimo anno e mezzo abbiamo dovuto completamente rivoluzionare il nostro approccio al lavoro e abituarci allo smart working con tutte le sue nuove, e a volte anche inedite, regole. Chi oltre a studiare il galateo della rete, è anche alla ricerca di nuovi modi per gestire il proprio team da remoto e vuole aggiornare il proprio mindset professionale può iscriversi al programma Remote Management di Federica. Grazie ai due corsi “Lo smart working tra managerialità e leadership” e “Metodi e strumenti per potenziare il remote management” si potrà imparare come migliorare il flusso di lavoro, come gestire il proprio team a distanza e quali sono i programmi e i software più adatti per lo smart working.
