In un’era tecnologica come quella in cui viviamo, il contatto continuo con le aziende è un’esigenza sempre più costante . Che sia per una candidatura o per informazioni aziendali, il mezzo più utilizzato è la posta elettronica.
Siamo però sicuri di saperlo fare nel modo corretto?
Con regole semplici ma efficaci potrete rendere impeccabili le vostre mail.
Ecco come scrivere una perfetta e-mail di lavoro.
1. Usa un indirizzo e-mail formale
I recapiti di posta elettronica creati al liceo sono senz’altro simpatici, ma per dare l’immediata impressione di serietà è meglio usare un indirizzo adatto a un ambiente lavorativo. Nulla di troppo pomposo, basta servirsi del proprio nome e cognome, seguito, in caso di omonimia, dalla data di nascita: es. ugo.rossi@email.it.
2. L’oggetto è importante
Chi legge la vostra e-mail non ha tempo da perdere. Deve capire subito, leggendo l’oggetto, di cosa si parlerà e deve sentirsi invogliato ad aprirla. Pensate a qualcosa breve, ma d’effetto.
Es. OGGETTO: info programma evento “X”.
3. Ad ogni contesto il suo saluto
Se state scrivendo a un potenziale datore di lavoro, a un’azienda o a un professore, esordire con “Ciao” o “Caro” non è la scelta migliore. Più adatti sono, invece, “Egregio” o “Gentile” seguiti da titolo e cognome del destinatario: es. Egregio Prof. Rossi. Se non conoscete il nome, optate per un generico “All’attenzione del responsabile ufficio/settore…”.
4. Chi sei?
Se state scrivendo a una persona per la prima volta, è importante presentarsi subito. Dopo il saluto utilizzate le prima riga per presentarvi. Questo aiuterà chi riceve la riceve a orientarsi meglio nella lettura.
Es. Sono Anna Russo, responsabile del Reparto Grafica.
5. Arriva dritto al punto
Non perdete tempo in chiacchiere ed evitate giri di parole. Andate dritti al punto, parlando della questione che nell’oggetto avete già accennato, senza essere ripetitivi o ridondanti.
Es. Le scrivo per chiedere informazioni sul programma dell’evento.
6. Ringrazia sempre
Prima di salutare, è bene ringraziare il destinatario e fargli sapere se ci si aspetta una risposta. “Grazie dell’attenzione” e “In attesa di notizie, le auguro buona giornata” denotano cortesia e professionalità.
7. Ricorda i saluti
Come nei saluti iniziali, anche per quelli finali bisogna tener presente chi sarà il destinatario. “Cordiali saluti” oppure “Distinti saluti” sono il giusto compromesso. E non dimenticate di firmarvi con nome e cognome.
Pronti per la vostra prossima mail?
